Gestión de procesos, viajando hacia el éxito

Antes de entrar a ver en profundidad que se entiende por Gestión de Procesos, debemos tener claro que los procesos son el centro de toda organización y el punto sobre el que gira su gestión. Solamente aquellas empresas con unos procesos correctamente definidos e implementados logran tener éxito a largo plazo y alcanzar los objetivos marcados por la dirección. Los sistemas de control de procesos son la base para optimizar continuamente los procesos y dirigir a las empresas a la automatización y digitalización.

¿Qué es la Gestión de Procesos (BPM)?

La Gestión de Procesos de Negocio, denominada también BPM (Business Process Model) representa una metodología para diseñar, ejecutar, analizar y mejorar de forma constante cada proceso de negocio dentro de una organización para lograr la consecución de los objetivos establecidos. Además, la correcta gestión ayuda a mejorar el desempeño de la compañía, genera competitividad y aporta valor a la empresa. Para poder representar gráficamente los procesos de la empresa de forma clara, se pueden utilizar notaciones gráficas como la Cadena de Procesos impulsada por Eventos (EPC) o el Business Process Model and Notation (BPMN) que constituyen la base para una gestión profesional de todo proceso de negocio.

Ventajas de la gestión de procesos de negocio

Cómo hemos podido comprobar gracias a nuestra experiencia en el sector de la consultoría, la gestión de procesos empresariales digitales y la idea de mejora continua proporcionan múltiples beneficios a las organizaciones.

Aumento de la productividad

• La implementación del sistema BPM facilita la automatización de los flujos de trabajo y permite eliminar cuellos de botella. La suma de estos dos factores permite aumentar significativamente la productividad de los equipos.

Reducción de errores

• El monitoreo y análisis constante permiten identificar disfunciones en los procesos y tomar las medidas oportunas. Los errores humanos también se ven reducidos en un gran porcentaje de situaciones.

Automatización y optimización de procesos de negocio

• La fluidez adquirida gracias a la automatización y optimización de los procesos de negocio proporciona un aumento considerable de la calidad de las operaciones. Además, la implantación de BPM se traduce en un ahorro de tiempo muy valioso para las empresas.

Aceleración de la transformación digital

• Al implementar un sistema de procesos BPMS, es posible utilizar la tecnología dentro de una misma plataforma integrada, produciendo así una aceleración de la transformación digital dentro de la organización y una mayor utilización eficiente de las herramientas disponibles.

Agiliza la organización

• El diseño de procesos flexibles proporciona la agilidad necesaria a la organización para adaptarse de forma rápida y constante a las demandas y necesidades del mercado.

Mejora del control y supervisión

• Al monitorear los procesos desde su inicio hasta el fin, se permite medir de forma más rigurosa el desempeño de cada etapa, facilitando así la comprensión integral del negocio. Además, la implantación de estas herramientas ayuda a definir los objetivos clave de los procesos y medirlos de forma correcta.

Aumento de la satisfacción de las partes implicadas

• Al definir de forma correcta los objetivos, los procesos y las responsabilidades, se produce un aumento de la satisfacción por parte de las partes implicadas. Además, se promueve una mejora del ambiente laboral, ya que, tanto los responsables como el propio equipo ven reducidas sus actividades de poco o ningún valor añadido y ven como se reducen duplicidades y errores.

Facilita la transferencia de conocimiento

• El hecho de tener un sistema modelado de procesos bien documentado de cada uno de los flujos de trabajo permite compartir de forma más eficaz el conocimiento entre los implicados en las actividades de la organización.

El ciclo de vida de BPM

El ciclo de vida de BPM representa las etapas que se deben seguir para implantar nuevos procesos o redefinir los ya existentes según las necesidades detectadas. Debemos tener en cuenta que el ciclo de vida es dinámico, por lo que se encuentra en constante cambio y en una mejora continua.

A continuación, vamos a ver cuáles son las 5 fases que componen el ciclo de vida de BPM:

1. Diseño: en esta primera etapa se identifican los procesos ya existentes en la compañía y se verifica si estos están alineados con la consecución de los objetivos estratégicos y su cadena de valor. De esta forma se puede determinar cuáles son aquellos procesos más críticos para optimizar. Además, esta fase nos sirve para definir los objetivos de proyecto que se desean alcanzar con la gestión de procesos.

2. Modelado: la etapa de modelado se divide en 3 fases que permiten analizar y rediseñar los procesos seleccionados.

• Mapeo “AS IS”

• • La primera fase nos muestra la situación actual y la realidad de los procesos elegidos con su estado actual. Sirve de punto de partida para detectar mejoras y situaciones no eficientes. En esta primera fase del modelado, se estudia el flujo del proceso actual y los posibles escenarios alternativos, así como los usuarios involucrados y cómo se van a desarrollar sus interacciones dentro del proceso.

• Mapeo “TO BE”

• • En la segunda fase de la etapa de modelado, se rediseña el proceso, siempre intentando reevaluar las actividades de negocio y tratando de encontrar una propuesta para una visión de futuro, es decir, donde se quiere llegar con el nuevo proceso. El mapeo “to be” nos sirve sobre todo para definir los pasos a seguir a través del flujo de actividades y las normas que van a regir los nuevos procesos. Además, en esta fase se define también el nuevo administrador de procesos.

• “TO DO”

• • Esta tercera fase comprende el modelado técnico, es decir, se identifica cómo la tecnología puede ayudar en la automatización y gestión de los procesos, ya sea en el uso de herramientas de mapa de procesos, en la integración de herramientas para automatizar funciones humanas, en la adquisición de productos y otros.

3. Implantación: una vez se han documentado y registrado los procesos empresariales modelados, se procede a la puesta en funcionamiento del nuevo modelo de procesos. Además, se publica en el sistema informático y se empiezan a ejecutar.

4. Monitorización: la etapa de monitorización sirve para supervisar y controlar la implantación de los nuevos procesos de forma continuada y ponerlos en relación con los KPI definidos para verificar el éxito de los nuevos resultados.

5. Optimización: esta etapa se centra en realizar ajustes para poder mejorar y optimizar posibles errores en los procesos a partir de los conocimientos adquiridos durante el proceso. Como ya se ha indicado al inicio, el ciclo de vida de BPM es cíclico, por lo que, el proceso se va a reiniciar continuamente en busca de la mejora continua.

Automatización robótica de procesos (RPA)

La automatización robótica de procesos, o RPA (Robotic Process Automation), es una forma de automatización, reducción y eliminación de tareas repetitivas a través de procesos transaccionales basados en reglas específicas mediante su programación. Y es que, en el marco actual de evolución empresarial y aplicación de nuevas herramientas digitales, ha acontecido como el principal motor para impulsar la revolución de la gestión de procesos.

Con la aparición de los RPA se abre un escenario nuevo en el que las limitaciones respecto al alcance de las tareas a automatizar cambian radicalmente. Los RPA proporcionan un aumento significativo de este alcance y con un componente fundamental de la automatización total de los procesos. Además, la combinación de la automatización robótica de procesos junto con la Inteligencia Artificial o el Big Data son un factor diferencial a la hora de solucionar los desafíos que van surgiendo en el ciclo de vida de las organizaciones.

Como puedes ver, la implantación de metodologías de gestión de procesos es clave a la hora de aumentar la productividad y mejorar la eficacia de los equipos en busca del éxito empresarial. Es por ello por lo que en DOT Consulting, cómo expertos en la gestión de negocio, y, por lo tanto, también de sus procesos, estaremos encantados de guiarle durante todo el proceso con el fin de lograr sus objetivos.

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