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Excelencia operativa

La excelencia en las operaciones es la clave para tener una ventaja competitiva en muchos mercados. Disponer de un buen nivel de servicio, calidad o costes ajustados depende de la eficiencia y la eficacia de las operaciones.

Sin embargo, en la actualidad, la excelencia se ha convertido en un reto aún mayor si tenemos en cuenta el entorno cambiante que afecta tanto a los modelos productivos como al comportamiento de los clientes.

En DOT Consulting apoyamos a nuestros clientes a alcanzar la excelencia operativa a lo largo de toda la cadena de valor: en el momento de diseñar un producto o servicio (I+D), la producción, logística, mantenimiento, ventas y atención al cliente, administración y servicios corporativos. Nuestro objetivo es que nuestros clientes mejoren la agilidad y la eficiencia en cada fase de la cadena de valor para seguir siendo competitivos.

Excelencia operativa
Excelencia operativa
Nuestro éxito es el éxito de los clientes

El éxito de nuestros clientes es nuestro objetivo. Y para conseguirlo, estamos enfocados plenamente a la tangibilidad de nuestros resultados mediante nuestra metodología de gestión del cambio y transformación.

La consecución de una ventaja competitiva debe ser duradera y, por tanto, debe ser asumida por toda la organización.
La metodología de gestión del cambio y transformación de DOT Consulting tiene como elemento fundamental la participación del personal de nuestros clientes y el acompañamiento a lo largo de todo el proceso de transformación de nuestros equipos de consultores, con el objetivo de que haya una apropiación de la solución.

Nuestra metodología de gestión del cambio y transformación incluye las siguientes etapas:
Análisis y
diagnóstico
Revisión de la operación para
identificar las acciones de mejora y
cuantificar el potencial retorno
económico
Proyecto de
transformación y
gestión del cambio
Implementación de las acciones
de mejora y evaluación continua de
los resultados esperados
Acompañamiento
para la consolidación
Auditorías de control y
seguimiento de las acciones
implementadas
En los últimos años, el mantenimiento ha pasado de ser un centro de coste a ser un área estratégica para las compañías. Un mantenimiento de calidad y eficiente proporciona la máxima disponibilidad de los activos de una compañía.
  • La fiabilidad y la disponibilidad de los equipos tienen un impacto directo tanto en la capacidad como en la calidad de la producción. Y la estrategia de gestión del mantenimiento tiene mucho que decir en ello.
  • Partiendo de un mantenimiento basado en la avería, las organizaciones deben evolucionar hacia un modelo maduro en el que se gestione el riesgo.
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  • La estrategia más madura de gestión del mantenimiento es el RCM (Reliability Centered Maintenance) o mantenimiento centrado en la fiabilidad o confiabilidad, cuya metodología sistemática, razonada y documentada permite desarrollar y optimizar el plan de mantenimiento preventivo de una instalación.
    • Trabajemos juntos
  • El RCM es un enfoque de Gestión del mantenimiento muy apropiado para controlar los riesgos derivados de fallas en los equipos y contribuye a:
  • Aumentar la fiabilidad del sistema o instalación mejorando su mantenimiento.
  • Reducir costes de mantenimiento (sobremantenimiento).
  • Reforzar (o implementar) la mejora continua en el mantenimiento.
  • Implementar la gestión de activos basada en la ISO 55000.
No obstante, no hay que olvidar la gestión de las operaciones de mantenimiento. Es decir, la planificación, programación y ejecución del mantenimiento, así como un análisis de los resultados que permita establecer una sistemática para la mejora continua.
La gestión óptima del mantenimiento favorece la mejora de la eficiencia y de la eficacia de las operaciones de mantenimiento cualquiera que sea el nivel de madurez del mantenimiento de una organización.
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Estos elementos están estrechamente relacionados con otros aspectos que cohesionan el modelo operativo y de gestión del mantenimiento:
  • Procesos de mantenimiento: planificación de materiales y preparación de trabajos, priorización de trabajos en base a riesgos e impactos, ejecución y supervisión del mantenimiento correctivo / preventivo / predictivo o certificación de los trabajos.
  • Organización: asignación de funciones y roles, span de control óptimo, coordinación con las áreas productivas y las áreas de soporte o control y seguimiento de los equipos externos de mantenimiento.
  • Formación de los equipos: perfiles de técnicos y mandos de mantenimiento, capacitación de los equipos, polivalencia entre especialidades o planes de formación de los que se disponen.
DOT Consulting dispone de una amplia experiencia en el mantenimiento de diferentes sectores:
  • Industria química
  • Mantenimiento aeronáutico
  • Industria manufacturera
  • Fabricación de bienes de equipo
  • Industria farmacéutica
  • Mantenimiento de edificios
  • Mantenimiento de grandes instalaciones
Principales líneas de actuación en el ámbito del mantenimiento:
  • RCM Reliability Centered Maintenance
  • Mejora de la eficiencia del mantenimiento
  • Mejora de la calidad de los procesos de mantenimiento (FTT: First Time Through)
  • Gestión y optimización de stocks y recambios
  • Externalización del mantenimiento: contratación y control de subcontratas
  • Gestión del riesgo para la planificación y priorización de trabajos
  • Planificación y gestión de paradas (shutdown)
  • Selección e implantación de programas de gestión del mantenimiento (GMAO)
DOT Consulting no está vinculado a ningún fabricante o distribuidor de software de gestión del mantenimiento. Esta independencia nos permite tener la libertad de evaluar las distintas opciones que existen en el mercado y ofrecer a nuestros clientes la mejor solución de acuerdo a sus necesidades.
La cadena de suministro es un elemento clave al que a menudo no se le presta la suficiente atención. La mayor variedad de productos y unas cadenas de suministro cada vez más largas y complejas en un mercado cada vez más exigente son, para muchas compañías, grandes desafíos.
  • Una cadena de suministro poco eficiente puede provocar un mal servicio al cliente, la pérdida de ventas, inventarios excesivos y todo tipo de sobrecostes como transportes, inversiones innecesarias o la obsolescencia de los stocks.
    • Trabajemos juntos
  • Cada mercado y cada producto tiene sus características particulares, y las soluciones tienen que ser adaptadas a cada caso y de acuerdo con el sector en el que se encuentren las compañías.
  • Sin embargo, se puede afirmar que, en cualquier sector, disponer de una cadena de suministro eficiente proporciona grandes ventajas competitivas:
  • Mayor satisfacción del cliente y mayor credibilidad de la compañía
  • Incremento de las ventas
  • Disminución de los stocks y aumento de la rotación
  • Uso más eficiente de la capacidad productiva
  • Mayor visibilidad para la inversión en activos productivos
  • Reducción en sobrecostes a lo largo de toda la cadena de suministro
  • Mejor gestión financiera de las operaciones
  • Mayor conocimiento de la demanda y, en consecuencia, del mercado
  • Es un resultado habitual obtener mejoras por encima de 30 puntos en el nivel de servicio y una disminución del nivel de stock del 20 %.
  • La fase de diagnóstico nos permite identificar las oportunidades de mejora a lo largo de toda la cadena de suministro: desde la revisión de plazos de entrega hasta los sistemas de previsión o la gestión de inventarios.
  • El diagnóstico ha de permitirnos identificar las causas raíz que generan ineficiencias y determinar tanto el potencial de mejora y sus impactos económicos como la definición de un plan de acción para abordar su implantación.
  • La implantación de las mejoras en una cadena de suministro resulta especialmente crítica, puesto que se ven involucradas muchas personas, departamentos, intereses e incluso países distintos. Es necesario coordinar e implantar cambios transversales en distintas disciplinas, como es el caso del las áreas comercial, de producción, de logística, de planificación o de compras.
  • Principales líneas de actuación en cuanto a la gestión de la cadena de suministro:
  • Gestión e integración de proveedores
  • Trazabilidad y monitorización de la cadena de suministro
  • Logística inversa: gestión de devoluciones
  • Sistemas de previsión 4.0
  • Gestión de la capacidad productiva vs. la demanda
  • Planificación de la producción
  • Gestión de inventarios (stocks)
  • Gestión por SLA (Service Level Agreement)
  • Automatización y optimización de procesos: rutas de transporte, almacenes automatizados o desplazamiento de mercancías
Las funciones de abastecimiento y de compras son áreas de negocio cada vez más estratégicas. No solo se deben tener en cuenta los precios y los plazos, sino la relación con cada uno de los proveedores en función de su riesgo y de la criticidad del producto suministrado.
  • La digitalización del abastecimiento y de las compras fortalece la consistencia y la rigurosidad del proceso. Sin embargo, dicha digitalización debe fundamentarse en un proceso ágil y en un flujo de información claro que cumpla con las políticas estratégicas y operativas de la compañía.
  • Un proceso de compras ordenado y optimizado tiene impacto directo en el margen de la compañía y puede convertirse, además, en una ventaja competitiva en el sector.
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  • El operativo de compras ve aumentada su complejidad cuando se precisa mayor transparencia y se establecen procesos de licitación o concursos. Las administraciones públicas y las organizaciones con un alto grado de compliance están más habituadas a este operativo de licitación que implica un mayor número de departamentos y conlleva el riesgo de convertirse en un proceso farragoso y poco ágil.
  • Es clave una adecuada definición del proceso, que sea conocida por toda la organización, que determine unos plazos óptimos pero realistas de cada fase del proceso y que se planifique adecuadamente y con el suficiente tiempo para que estén claros los plazos del proceso, los requerimientos del producto o servicio y los criterios objetivos y no objetivos de la valoración de ofertas.

Proceso de licitación

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  • Establecimiento de un calendario compartido por la organización
  • Consenso en el flujo del proceso de licitación
  • Determinación de puntos de control de avance del proceso
  • Definición de necesidades y requerimientos en los que pueden participar algunos players del mercado
  • Definición de los criterios de valoración y puntuación de ofertas
  • Elaboración de los pliegos técnicos, administrativos y legales
  • Precualificación de proveedores (preselección) en base a los requerimientos definidos
  • Invitación formal a proveedores y descripción de los principales valores de los pliegos
  • Periodo de aclaraciones sobre los pliegos con el objetivo de recibir ofertas óptimas
  • Recepción y valoración de ofertas en base a criterios objetivos y cualitativos
  • Ronda de aclaraciones de las ofertas y ampliación de la información
  • Evaluación y puntuación de las ofertas recibidas
  • Valoración final por el Comité de Contratación
  • Los procesos de transformación de los modelos operativos de compras no son fáciles ni rápidos.
  • En muchas ocasiones, las compañías buscan soluciones concretas a problemas específicos sin tener en cuenta los efectos que pueden tener dichos cambios aguas arriba y aguas abajo del proceso. Se debe tener una visión holística del proceso y tener muy en cuenta la experiencia diaria de todos los usuarios del proceso.
  • Cuando no se tiene esta visión global o no se valora la habilidad de los usuarios, es habitual encontrarnos con tareas y subprocesos que se realizan por fuera de los circuitos establecidos con la consecuente pérdida de control y visibilidad del proceso.
  • La metodología de DOT Consulting considera estos aspectos críticos y, conjuntamente con las personas clave de la organización, se procede a identificar las principales oportunidades del operativo actual, así como la visualización del potencial que nos ofrece la optimización, automatización y digitalización de todo el proceso.
  • Estos procesos de cambio y transformación suelen ser complejos y es fácil perder de vista los objetivos a medio plazo si no se tienen claros los objetivos a largo plazo.
  • La colaboración con los actores del proceso continúa con su participación en el diseño del nuevo operativo. Los empleados serán sus usuarios y deben participar en el proceso de transformación, tanto en la visión a largo plazo como en la identificación de oportunidades de mejora o en el diseño de la solución. Solo así se sentirán parte de la solución y los cambios serán asimilados mucho más rápido.
  • En DOT Consulting diseñamos e implementamos modelos operativos de compras con alto impacto económico tanto en la reducción de costes de los bienes adquiridos como en la optimización de los recursos empleados:
  • Categorización y estandarización de productos y servicios
  • Optimización y homologación de proveedores
  • Modelos de licitaciones y concursos
  • Gestión de contratos y SLA
  • Modelo de gobierno: funciones, roles y líderes
  • Modelos de previsión y planificación de aprovisionamiento y compras
  • Descentralización de compras
  • Monitorización y control: datos y analítica
  • Automatización. Desarrollo sostenible de proveedores estratégicos de compras 4.0: RPA, BPM, AI e integración de sistemas con el ERP
Reducir el nivel de costes operativos es un objetivo permanente en las compañías debido a que impacta directamente en su rentabilidad. Además, ayuda a liberar recursos que pueden reutilizarse con otros fines estratégicos de las compañías.
  • Desde una potencial expansión comercial gracias a la mayor competitividad del producto o servicio hasta una mayor capacidad de inversión en I+D+I, equipos o instalaciones.
  • Sin embargo, debe considerarse cuál es la estrategia más adecuada teniendo en cuenta la situación de cada compañía y de su entorno: acciones puntuales en forma de planes de choque o establecimiento de mecanismos que permitan el control y la optimización continua de costes.
    • Trabajemos juntos

Estructura de costes

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  • Para reducir el nivel de costes operativos de manera sostenible, es necesario realizar un adecuado análisis transversal con el objetivo de determinar el peso e impacto de cada una de las partidas que componen los procesos productivos. Especial atención merecen la interacción entre áreas, la gestión de los recursos dentro de un área y los costes de oportunidad perdidos.
  • Una vez se tiene conocimiento de la estructura de costes del producto o servicio, debe definirse un plan de acción innovador que permita los ajustes de costes necesarios. El plan para la reestructuración de costes debe proyectarse a corto, medio o largo plazos en función de los potenciales impactos y la factibilidad de las acciones.
  • Al mismo tiempo, deben establecerse mecanismos de control que proporcionen visibilidad sobre los incumplimientos y disconformidades y faciliten el control de las desviaciones respecto a los estándares.
  • En DOT Consulting ayudamos a identificar los costes reales de los productos y servicios de nuestros clientes y determinamos potenciales ahorros con el objetivo de diseñar e implementar un plan de acción que permita una reducción sostenible en su estructura de costes:
  • Digitalización de tareas mediante soluciones innovadoras 4.0
  • Automatización de tareas mediante soluciones RPA
  • Eliminación de actividades que no aportan valor o duplican las tareas
  • Supresión de reprocesados por problemáticas de calidad
  • Procesos LEAN eliminando sobreprocesados que no aportan valor al cliente o al producto
  • Equilibrado de cargas de trabajo y planificación óptima de recursos
  • Gestión de stocks y de la cadena de suministro
La metodología Lean Manufacturing se aplica ampliamente desde su creación hace 70 años y se ha convertido en el enfoque más sólido para abordar la mejora de la eficiencia y la calidad en entornos productivos. Tal ha sido su éxito que se ha extendido a otras áreas funcionales de las empresas y a otros entornos empresariales.
  • Es entonces cuando hablamos de Lean Management, Lean Services o incluso Lean Start-ups.
  • En cualquiera de estos ámbitos, el LEAN es una metodología de trabajo cuya misión es el cambio de la forma en la que se trabaja con el objetivo de eliminar los desperdicios o actividades que no aportan valor y establecer una dinámica de trabajo que permita la mejora continua.
    • Trabajemos juntos

Actividades sin valor

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  • EnDOT Consulting ponemos todo el esfuerzo en la implantación de las técnicas LEAN y en la transformación real de la forma de trabajar. Esto solo es posible si hay una apropiación e interiorización de estas técnicas por parte de los equipos.
  • Es por ello por lo que dedicamos mucho esfuerzo a trabajar con ellos, formándoles en cada concepto, resolviendo sus dudas, ayudando y motivando a los equipos, así como buscando un efecto demostración en cada una de las herramientas y dinámicas implantadas.
  • TPM: Total Productive Maintenance
  • SMED: Single Minute Exchange of Die
  • VSM: Value Stream Mapping
  • 5S: Seiri, Seiron, Seiso, Shitsuke y Seiketsu
  • Kaizen: ideas de mejora continua
  • Kanban: sistemas de producción pull
  • Fábrica visual
  • Análisis de causa-raíz
  • Dinámicas de gestión con los equipos (GAP)
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