IMPLANTACIÓ

 

El disseny d’una solució sense ser implantat no constitueix cap millora ni aporta cap benefici. A més, només mitjançant una implantació ordenada es pot millorar i ajustar el disseny preliminar.

DOT CONSULTING som experts en fer realitat les oportunitats detectades, i posar en marxa els nous models o dissenys establerts. Per a això cal conèixer molt bé les barreres per al canvi que té cada organització, identificar els autèntics agents del canvi, establir una bona planificació d’activitats, comunicar molt bé els objectius a cada responsable i, finalment, formar en detall als implicats.

Durant el procés de canvi cal una avaluació constant dels resultats obtinguts i corregir al moment les desviacions. Possiblement el model dissenyat inicialment requereixi de petits ajustaments. Aquesta constant supervisió del procés de canvi evita conflictes de tota mena i permet assegurar la consecució dels resultats buscats.

 

Gestió del canvi

Una gran idea pot fracassar per una implantació deficient.

Des de DOT CONSULTING facilitem l’èxit en un procés de canvi d’una organització mitjançant la nostra implicació directa amb l’èxit, la nostra experiència i la utilització d’una metodologia contrastada. Gràcies a una planificació acurada i a un seguiment intensiu aconseguim superar les eventualitats que puguin sorgir. Cuidem el compliment ordenat i la consecució de tots els compromisos, alhora que ajustem el disseny original per assolir els objectius de millora.

La implantació de tot nou model operatiu o organitzatiu ha de superar una sèrie de reptes:

  • Consecució dels resultats proposats
  • Apropiació per part del personal i alineament amb els objectius
  • Manteniment del nivell de servei durant la transició
  • Motivació del personal implicat
  • Compliment dels terminis i el manteniment dels costos sota control

Un cop definit l’objectiu a aconseguir amb el canvi, cal considerar diversos factors per a una implementació amb èxit:

 

  • Consideracions de l’entorn i elaboració d’un pla d’acció detallat, establint la velocitat del canvi adequada
  • Comunicació interna i externa
  • Identificació del personal clau i dels agents del canvi. Gestió de possibles resistències
  • Realització de proves pilot i dels ajustos pertinents
  • Implantació i apropiació de les noves funcions i responsabilitats per part del personal implicat
  • Establiment d’indicadors de gestió i un sistema de presa de decisions, de manera que es puguin avaluar els resultats
  • Formació del personal en el nou model
  • Implantació, ajustos fins i consolidació del canvi mitjançant un seguiment sobre el terreny

Interim Management

El “interim management” o la provisió temporal de managers altament qualificats i amb habilitats específiques, és un servei a considerar en situacions excepcionals, compromeses, de crisi, en la gestió de períodes de transició o bé en canvis de model de negoci en una organització.

Les organitzacions poden afrontar situacions compromeses, que malgrat estar planificades i disposar de directius amb el “know how” suficient per afrontar-les, no disposen en canvi del temps suficient per dedicar-hi la deguda atenció.

L’objectiu és atendre els nous reptes i seguir realitzant les activitats normals de negoci ,que no poden ser interrompudes.

En altres casos, les organitzacions es troben amb situacions totalment inesperades per les que no s’han pogut preparar, o bé no tenen el “know how” específic per abordar amb garanties d’èxit. Per a les dues situacions anteriors, una solució eficaç i amb retorns clars és el servei de “interim management“, o la incorporació temporal d’un directiu expert.

Aquesta solució pot ser interessant en les següents circumstàncies:

• Gestió de crisi

• Gestió de canvis organitzatius o de model d’activitats

• Joint Ventures: gestió del llançament i integració

• Períodes de transició complexos

• Gestió de projectes clau

• Internalització o posada en marxa de seus internacionals

• MBO. Reforços puntuals en Management Buy Out

• M&A. Fusions i Adquisicions

• Vacants imprevistes de directius o malalties de llarga durada

La incorporació del personal expert es realitza amb molta cautela i amb un breu període d’adaptació. La sortida i substitució d’aquest personal es prepara adequadament per no alterar l’activitat empresarial, i facilitant el traspàs de funcions. Això permet escurçar terminis i garantir la qualitat de l’execució.

Metodològicament, com a etapa prèvia a la incorporació efectiva es realitza un diagnòstic amb una proposta d’actuació concreta. El següent pas consisteix a comunicar a l’organització i l’equip directiu els objectius de la col·laboració temporal del nou directiu. A continuació es produeix la incorporació en funcions i es realitzen el pla definit. Finalment hi ha una fase de preparació de la sortida del directiu.

El “Interim Management” és una solució ràpida i flexible, que aporta:

• Coneixement i experiència específics, amb el suport de tota una organització

• Rapidesa en la posada en marxa

• Focus en la solució d’un problema amb objectius clars, amb una persona compromesa i amb una responsabilitat clara

• Objectivitat i independència

• Solucions a una crisi sense abandonar les activitats principals de la seva empresa

• Garanties de retorn clar sobre la inversió realitzada

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

En organitzacions complexes o amb una certa dimensió, disposar d’una oficina de gestió de projectes és la manera més eficaç de coordinar les activitats de diversos equips i departaments.

Mitjançant l’estandardització de la gestió, el seguiment metòdic de les activitats, la implicació d’equips multidisciplinaris i la introducció d’eines específiques de gestió, s’aconsegueix executar els projectes sense desviacions en termini, cost o qualitat.

L’oficina de gestió de projectes (Project Management Office o PMO) és una àrea, o grup de persones dins de l’organització, que defineix i manté estàndards per a la gestió de projectes de manera eficient. Aquest grup fomenta l’estandardització amb les millors pràctiques de la gestió i el seguiment de projectes, amb la qual cosa simplifica la gestió i es garanteix la qualitat en l’execució.

Elements clau a tenir en compte:

  • Formació dels líders dels projectes
  • Seguiment del progrés
  • Utilització d’indicadors operatius (KPI’s)
  • Documentació dels projectes
  • Coordinació de diferents activitats
  • Supervisió per part de la direcció

Tot això redunda en una major qualitat dels projectes, en el compliment dels terminis assignats i en una reducció del cost final dels projectes. També s’ha de considerar la gestió de programes: gestió coordinada de diversos projectes amb objectius comuns.

DOT CONSULTING col·laborem amb els nostres clients a dissenyar i implantar l’Oficina de Gestió de Projectes, amb metodologia, processos i eines necessaris, perquè sigui gestionada per personal propi de l’empresa, o en d’altres casos podem col·laborar oferint suport al personal intern per períodes acotats de temps.

Hi ha diferents metodologies a utilitzar i us podem aconsellar sobre quina és la més convenient en cada cas. Algunes de les metodologies utilitzades són PRINCE2, PMBOK, etc., o bé una solució específica al seu cas particular.

Obtención de Quick Wins

Sovint és possible dissenyar i implantar canvis en els processos que permeten aconseguir ràpidament un impacte econòmic important.

Aquests canvis implantats conjuntament amb el personal del client i l’equip de DOT CONSULTING aconsegueixen també un efecte demostració en l’organització, que anima la direcció i l’equip humà a continuar millorant i creant una cultura per a la millora contínua.

Tots els projectes busquen tenir un retorn sobre la inversió que representen, de manera que sigui el propi projecte el que generi uns beneficis (estalvis, increments de facturació, rendibilitat, etc.) que superin el cost del projecte.

Realitzats a continuació del diagnòstic, permeten també demostrar que una millora dels resultats a través de canvis interns és possible, i permet la total implicació del personal. S’utilitzen al seu torn per establir les bases dels projectes, així com els mecanismes per a la millora contínua.

LINKING PEOPLE, MANAGEMENT & RESULTS