IMPLANTACIÓN

El diseño de una solución sin ser implantado no constituye ninguna mejora ni aporta ningún beneficio. Además, sólo mediante una implantación ordenada se puede mejorar y ajustar el diseño preliminar.

En DOT CONSULTING somos expertos en hacer realidad las oportunidades detectadas, y poner en marcha los nuevos modelos o diseños establecidos. Para ello hace falta conocer muy bien las barreras para el cambio que tiene cada organización, identificar a los auténticos agentes del cambio, establecer una buena planificación de actividades, comunicar muy bien los objetivos a cada responsable, y finalmente formar en detalle a los implicados.

Durante el proceso de cambio es necesario una evaluación constante de los resultados obtenidos y corregir al momento las desviaciones. Posiblemente el modelo diseñado inicialmente requiera de pequeños ajustes. Esta constante supervisión del proceso de cambio evita conflictos de todo tipo y permite asegurar la consecución de los resultados buscados.

Gestión del cambio

Una gran idea puede fracasar por una implantación deficiente. Desde DOT CONSULTING facilitamos el éxito en un proceso de cambio de una organización mediante nuestra implicación directa con el éxito, nuestra experiencia y la utilización de una metodología contrastada. Gracias a una planificación cuidadosa y a un seguimiento intensivo conseguimos superar las eventualidades que puedan surgir. Cuidamos el cumplimiento ordenado y la consecución de todos los compromisos, al tiempo que ajustamos el diseño original para lograr los objetivos de mejora. La implantación de todo nuevo modelo operativo u organizativo debe superar una serie de retos:

  • Consecución de los resultados propuestos
  • Apropiación por parte del personal y alineamiento con los objetivos
  • Mantenimiento del nivel de servicio durante la transición
  • Motivación del personal implicado
  • Cumplimiento de los plazos y el mantenimiento de los costes bajo control

Una vez definido el objetivo a conseguir con el cambio, hay que considerar diversos factores para una implementación con éxito:

  • Consideraciones del entorno y elaboración de un plan de acción detallado, estableciendo la velocidad del cambio adecuada
  • Comunicación interna y externa
  • Identificación del personal clave y de los agentes del cambio. Gestión de posibles resistencias
  • Realización de pruebas piloto y de los ajustes pertinentes
  • Implantación y apropiación de las nuevas funciones y responsabilidades por parte del personal implicado
  • Establecimiento de indicadores de gestión y un sistema de toma de decisiones, de manera que se puedan evaluar los resultados
  • Formación del personal en el nuevo modelo
  • Implantación, ajustes finos y consolidación del cambio mediante un seguimiento sobre el terreno

Interim Management

El “Interim Management” o la provisión temporal de managers altamente cualificados y con habilidades específicas, es un servicio a considerar en situaciones excepcionales, comprometidas, de crisis, en la gestión de periodos de transición o bien en cambios de modelo de negocio en una organización. Las organizaciones pueden afrontar situaciones comprometidas, que pese a estar planificadas y disponer de directivos con el “know how” suficiente para afrontarlas, no disponen en cambio del tiempo suficiente para dedicarles la debida atención. El objetivo es atender los nuevos retos y seguir realizando las actividades normales de negocio, que no pueden ser interrumpidas. En otros casos, las organizaciones se encuentran con situaciones totalmente inesperadas a las que no se han podido preparar, o bien carecen del “know how” específico para abordarlas con garantías de éxito. Para las dos situaciones anteriores, una solución eficaz y con retornos claros es el servicio de “interim management”, o la incorporación temporal de un directivo experto. Esta solución puede ser interesante en las siguientes circunstancias:

  • Gestión de crisis
  • Gestión de cambios organizativos o de modelo de actividades
  • Joint Ventures: gestión del lanzamiento e integración
  • Periodos de transición complejos
  • Gestión de proyectos clave
  • Internalización o puesta en marcha de sedes internacionales
  • MBO. Refuerzos puntuales en Management Buy Out
  • M&A. Fusiones y Adquisiciones
  • Vacantes imprevistas de directivos o enfermedades de larga duración

La incorporación del personal experto se realiza con suma cautela y con un breve periodo de adaptación. La salida y sustitución de este personal se prepara adecuadamente para no alterar la actividad empresarial, y facilitando el traspaso de funciones. Ello permite acortar plazos y garantizar la calidad de la ejecución. Metodológicamente, como etapa previa a la incorporación efectiva se realiza un diagnóstico con una propuesta de actuación concreta. El siguiente paso consiste en comunicar a la organización y al equipo directivo los objetivos de la colaboración temporal del nuevo directivo. A continuación se produce la incorporación en funciones y se realizan el plan definido. Finalmente hay una fase de preparación de la salida del directivo. El “Interim Management” es una solución rápida y flexible, que aporta:

  • Conocimiento y experiencia específicos, con el apoyo de toda una organización
  • Rapidez en la puesta en marcha
  • Foco en la solución de un problema con objetivos claros, con una persona comprometida y con una responsabilidad clara
  • Objetividad e independencia
  • Soluciones a una crisis sin abandonar las actividades principales de su empresa
  • Garantías de retorno claro sobre la inversión realizada

Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)

En organizaciones complejas o con una cierta dimensión, disponer de una oficina de gestión de proyectos es la manera más eficaz de coordinar las actividades de varios equipos y departamentos. Mediante la estandarización de la gestión, el seguimiento metódico de las actividades, la involucración de equipos multidisciplinares y la introducción de herramientas específicas de gestión, se consigue ejecutar proyectos sin desviaciones en plazo, coste o calidad. La oficina de gestión de proyectos (Project Management Office o PMO) es un área o grupo de personas dentro de la organización que define y mantiene estándares para la gestión de proyectos de manera eficiente. Este grupo fomenta la estandarización con las mejores prácticas de la gestión y el seguimiento de proyectos, con lo cual se simplifica la gestión y se garantiza la calidad en la ejecución. Elementos clave a tener en cuenta:

  • Formación de los líderes de los proyectos
  • Seguimiento del progreso
  • Utilización de indicadores operativos (KPI’s)
  • Documentación de los proyectos
  • Coordinación de distintas actividades
  • Supervisión por parte de la dirección

Todo ello redunda en una mayor calidad de los proyectos, en el cumplimiento de los plazos asignados y en una reducción del coste final de los proyectos. También debe considerarse la gestión de programas: gestión coordinada de varios proyectos con objetivos comunes. En DOT CONSULTING colaboramos con nuestros clientes en diseñar e implantar la Oficina de Gestión de Proyectos, con metodología, procesos y herramientas necesarios, para que sea gestionada por personal propio de la empresa, o en otros casos podemos colaborar ofreciendo apoyo al personal interno por periodos acotados de tiempo. Existen distintas metodologías a utilizar y le podemos aconsejar sobre cuál es la más conveniente en su caso. Algunas de las metodologías utilizadas son PRINCE2, PMBOK, etc., o bien una solución específica a su caso particular.

Obtención de Quick Wins

 

A menudo es posible diseñar e implantar cambios en los procesos que permiten conseguir rápidamente un impacto económico importante. Estos cambios implantados conjuntamente con el personal del cliente y el equipo de DOT CONSULTING consiguen también un efecto demostración en la organización, que anima a la dirección y al equipo humano a seguir mejorando y creando una cultura para la mejora continua. Todos los proyectos buscan tener un retorno sobre la inversión que representan, de manera que sea el propio proyecto el que genere unos beneficios (ahorros, incrementos de facturación, rentabilidad, etc.) que supere el coste del proyecto. Realizados a continuación del diagnóstico, permiten también demostrar que una mejora de los resultados a través de cambios internos es posible, y permite la total involucración del personal. Se utilizan a su vez para establecer las bases de los proyectos, así como los mecanismos para la mejora continua.
LINKING PEOPLE, MANAGEMENT & RESULTS