ORGANIZACIÓN

Una organización eficiente se define con dos parámetros: por la capacidad de tomar decisiones con rapidez y acierto, y por disponer de los recursos ajustados a las necesidades reales de la actividad empresarial.

Con nuestros proyectos convertimos a las empresas en organismos mucho más eficientes y capaces de adaptarse al medio cambiante. Su capacidad de evolucionar según marque el entorno y responder con prontitud a los nuevos retos es una capacidad básica para competir en los mercados actuales.

Sistemas de gestión integrada y toma de decisiones

Las organizaciones eficientes están sobre todo capacitadas para tomar decisiones correctas.

Tomar decisiones de forma eficiente a lo largo de toda la estructura organizativa forma parte de su quehacer diario y constituye una gran ventaja competitiva. Ello se traduce en un mayor rendimiento económico y en una mejor capacidad de adaptación a un entorno cambiante.

Una organización capacitada para la toma de decisiones y gestionarlas dispone de mecanismos que las capacita para:

  • Enfocarse en los temas que realmente importan
  • Tomar las decisiones correctas con la información disponible
  • Realizarlo en el momento preciso
  • Transformar sus decisiones en acciones coherentes
  • Evaluar las consecuencias y tomar nuevas decisiones

Esta capacidad no surge espontáneamente en las organizaciones, sino como consecuencia de un desarrollo consciente de un sistema de gestión integrado para la toma de decisiones.

Un sistema de gestión integrado es capaz de alinear a las personas para actuar de manera coherente con los objetivos, los procesos, los indicadores (KPI’s) y la organización interna.

Permite a la dirección evaluar la situación de una manera objetiva, con transparencia y claridad, facilitando así la toma de decisiones. También debe permitir evaluar  las consecuencias de las decisiones tomadas y en función del resultado ir corrigiendo las acciones hasta alcanzar el resultado buscado.

Un sistema de gestión integrada refuerza en gran medida la cultura del esfuerzo de una organización, con lo que se motiva al personal y permite reconocer los esfuerzos individuales. Aplicado en un periodo largo de tiempo, constituye un auténtico vector de transformación en la cultura de las empresas.

 

Optimización organizativa y dimensionamiento de áreas

Ayudamos a las empresas a optimizar los recursos necesarios para el funcionamiento de cada área interna de acuerdo con las actividades que realiza.

Mejoramos la eficiencia y flexibilidad de los recursos implantando mejoras en la gestión del personal. También definimos e implantamos nuevos mejoras en los procesos que permitan ajustar los costes y los recursos necesarios, así como mejorar la calidad del servicio. Realizamos valoraciones de puestos de trabajo.

Implantamos diversas soluciones para optimizar los recursos necesarios en las distintas áreas y definimos un dimensionamiento correcto para atender las actividades sin perjudicar el nivel de servicio.

Realizamos un diagnóstico previo en el que revisamos el nivel de actividad de cada área de trabajo, y cuantificamos su carga de trabajo. Con ello visualizamos el nivel de saturación, tanto medio como estacional, de cada departamento en el entorno actual.

A continuación, calculamos el potencial de mejora e implantamos los cambios

necesarios para poder aumentar el rendimiento.

Entre estos cambios incluimos la reingeniería de procesos y la estandarización de actividades, la reasignación de funciones y responsabilidades, acciones formativas para mejorar la polivalencia del personal y las herramientas de gestión para mejorar el rendimiento.

  • Reingeniería de procesos y estandarización de actividades
  • Planes maestros de recursos
  • Modelos de previsión de la demanda y estacionalidades
  • Listas de actividades
  • Flexibilidad y matrices de polivalencia
  • Sistemas de asignación y seguimiento de la actividad
  • Reasignación de funciones y responsabilidades
  • Evaluación funcional de cada puesto de trabajo

En este contexto también realizamos una valoración de los puestos de trabajo, con sus funciones y responsabilidades, para ubicarlos y analizarlos comparativamente respecto a modelos retributivos.

 

Reorganización

Un cambio en la estructura organizativa puede mejorar la capacidad para competir, crecer y adaptarse a situaciones cambiantes.

Sin embargo, a pesar de la inversión en coste y dedicación que requiere, si no es abordado adecuadamente puede no conseguir el efecto buscado: una mejora en el rendimiento.

Las empresas que disponen de una buena estructura organizativa pueden competir mejor gracias a que:

  • Toman las decisiones con mayor rapidez y con mejor conocimiento
  • Minimizan sus costes
  • Disponen de una mayor flexibilidad para adaptarse a un entorno en continuo cambio
  • Pueden motivar mejor a su personal
  • Mejoran la conversión en acciones las decisiones que toman

Sin embargo, modificar la estructura organizativa es algo complejo. Incluso a veces no es la mejor alternativa. A menudo, las ineficiencias no nacen de la estructura organizativa sino de problemas en los procesos internos, de las responsabilidades definidas o en el sistema interno de gestión y gobierno. En este caso, los esfuerzos se deben orientar a resolver estos problemas.

Todo diseño organizativo tiene que tiene que tener en cuenta los siguientes factores clave, que han de guiar y definir la estructura:

  • Toma de decisiones. Cuáles son, donde y a qué nivel organizativo se han de tomar. Las decisiones tienen que tener una jerarquía de autoridad lógica y coherente con la estructura organizativa y sus responsabilidades, de manera que cada decisión la tome quien esté en mejores condiciones para hacerlo: con la mejor información disponible y lo más rápidamente posible
  • Procesos de negocio. Como son y qué áreas están involucradas en su operación. Los procesos deben tener responsabilidades definidas claras y con la mayor visibilidad por parte de sus responsables. El responsable de cada proceso ha de tener la capacidad de ir mejorándolos continuamente en el mayor grado posible
  • Creación de valor añadido. Cuáles son y donde se crean. Cada valor añadido producido por la actividad empresarial debe quedar identificado y bajo un área responsable clara

Una organización ideal consigue combinar los tres factores en armonía. No siempre es posible, o no siempre es recomendable. En cualquier caso, priorizaríamos el diseño organizativo con la toma de decisiones sobre los procesos, y estos sobre la creación de valor añadido.

La implantación de una reorganización requiere también dotar a los directivos y responsables de las herramientas adecuadas para la toma de decisiones, así como redefinir los procesos afectados para adaptarlos a la nueva estructura.

Otros servicios relacionados con la reorganización que realizamos son:

  • Optimización organizativa y dimensionamiento de áeras
  • Definición de los servicios corporativos comunes, y del rol de las sedes locales respecto a la central
  • Revisión de las funciones y responsabilidades del personal
  • Integración efectiva de organizaciones en fusiones y adquisiciones
  • Implantación de sistemas de gobierno en organizaciones y cuadros de mando

 

#800000Servicios corporativos comunes y balance entre centralización vs. sedes locales 

Mediante la potenciación de servicios corporativos comunes a través de la centralización de actividades, se consiguen importantes sinergias y ahorros económicos.

Para ello es necesaria la estandarización de actividades similares en centros operativos especializados al servicio del conjunto de la organización. Dentro de esta revisión organizativa, identificamos, con ayuda de nuestros clientes, que decisiones deben ser tomadas en las sedes locales e implantamos mejoras para aumentar la velocidad de respuesta y la flexibilidad de la organización para competir en el mercado.

Con el objetivo de mejorar el servicio y economizar costes, definimos acciones para consolidar funciones de soporte en las áreas centrales.

Definimos así un modelo de trabajo entre las áreas de soporte centrales y las sedes locales, en el que optimizamos los recursos utilizados y estandarizamos los procesos a emplear.

De acuerdo con la estrategia corporativa y la naturaleza del mercado en el que se compite, ayudamos a nuestros clientes a establecer un modelo que defina el rol de las oficinas centrales y de las sedes locales. Este reparto de responsabilidades sigue normalmente los principios de centrar a las oficinas centrales en las actividades de soporte y de creación de valor, y a las áreas locales en la atención y en el servicio al cliente, cuidando de no crear duplicidades.

Otros principios son el establecimiento de mecanismos amplios de colaboración entre áreas y la implantación de sistemas que responsabilicen a cada área de sus resultados.

Velamos también para la consecución de todas las sinergias esperadas de una adquisición o fusión entre empresas, evitando duplicidades y estandarizando funciones y responsabilidades.

 

Diagnóstico / análisis organizativo & assessement 

Encontrar dónde está el problema organizativo y definirlo correctamente es el primer paso para solucionarlo.

Un buen diagnóstico permite una visión objetiva sobre la situación organizativa de su empresa o alguna de sus áreas. Revisamos e identificamos el potencial de mejora en términos organizativos y lo consideramos un primer paso para implantar una solución práctica

Enfocamos nuestros análisis organizativos en:

  • Grado de cumplimiento de las funciones y responsabilidades asignadas al personal
  • Identificación de duplicidades y lagunas organizativas
  • Valoración de puestos de trabajo
  • Informes periciales organizativos
  • Management assessement y refuerzo

 

Gestión de cambios organizativos

Sólo una buena implantación de un diseño organizativo permite hacer tangibles sus beneficios.

En DOT CONSULTING colaboramos y acompañamos a nuestros clientes durante el proceso de diseño, gestión e implantación de cambios organizativos, mejorando la apropiación por parte del personal, acortando tanto su puesta en marcha como el periodo transitorio de asimilación, así como gestionando las incidencias que puedan surgir. También nos aseguramos que el cambio implantado contenga todos los elementos que mejoran el rendimiento, desarrollan las capacidades organizativas y que refuerzan el comportamiento de las personas de forma sostenida en el tiempo.

Nuestro apoyo permite realizar un cambio organizativo rápido y sin alteraciones del servicio, objetivando las decisiones, motivando al personal. Gestionamos las incidencias imprevistas que surgen durante la implantación,  y ajustamos los detalles que un diseño inicial no haya podido considerar.

Aseguramos un cambio organizativo rápido con la nueva organización plenamente operativa en el menor tiempo posible, y sin el enorme desgaste emocional que representa. Tras el inicio de las operaciones con el nuevo modelo, realizamos un seguimiento para detectar desviaciones sobre los objetivos y corregir los elementos mejorables.

En el caso de fusiones y adquisiciones, velamos por la consecución de todas las sinergias posibles y por una integración efectiva de equipos.

Una vez comunicado e implantado el cambio organizativo se debe garantizar, para aprovechar todo su potencial, que:

  • la nueva organización ha sido entendida por todas las áreas, que se comparten los beneficios que se persiguen y puede ser racionalizada por la mayor parte del personal
  • los trabajadores lo perciben como algo positivo para el futuro de la empresa más allá de determinados beneficios personales
  • se han definido y asignado las funciones y responsabilidades a todo el personal, evitando lagunas o duplicidades
  • los nuevos procesos funcionan correctamente, en especial aquellos que requieren la participación de varias áreas y aquellos que afectan directamente al cliente
  • se han establecido sistemas de gobierno y gestión de la nueva organización, con los indicadores, informes y las herramientas de coordinación necesarias
  • el personal ha sido formado y es hábil en los nuevos procedimientos, que además se encuentran debidamente documentados y de fácil consulta

Aportamos tracción al cambio organizativo gracias a que:

  • planificamos cuidadosamente las distintas etapas, con planes piloto, extensiones progresivas y fases de consolidación
  • aceleramos la toma de decisiones, aportando objetividad y criterio
  • identificamos, movilizamos y colaboramos con los agentes del cambio de nuestros clientes
  • establecemos planes de comunicación y ayudamos a motivar al personal
  • acompañamos al personal y a sus directivos en los primeros pasos de la nueva organización, asegurando que se han entendido y se asumen los nuevos roles
  • resolvemos dudas, incidencias y hacemos planes de contingencia ante imprevistos
  • hacemos un seguimiento de los cambios implantados y ante desviaciones sobre los objetivos establecemos acciones correctoras
  • velamos por la consecución de los objetivos definidos, ajustando el diseño si es necesario
  • dejamos implantados sistemas de mejora continua

 

LINKING PEOPLE, MANAGEMENT & RESULTS