ORGANITZACIÓ

Una organització eficient es defineix amb dos paràmetres: per la capacitat de prendre decisions amb rapidesa i encert, i per disposar dels recursos ajustats a les necessitats reals de l’activitat empresarial.

Amb els nostres projectes convertim a les empreses en organismes molt més eficients i capaços d’adaptar-se al medi canviant. La seva capacitat d’evolucionar segons marqui l’entorn i respondre amb promptitud als nous reptes és una capacitat bàsica per competir en els mercats actuals.

Sistemes de gestió integrada i presa de decisions

Les organitzacions eficients estan sobretot capacitades per prendre decisions correctes.

Prendre decisions de manera eficient al llarg de tota l’estructura organitzativa forma part de l’activitat diària i constitueix un gran avantatge competitiu. Això es tradueix en un major rendiment econòmic i en una millor capacitat d’adaptació a un entorn canviant.

Una organització capacitada per a la presa de decisions i la seva gestió disposa de mecanismes que les capacita per:

  • Enfocar-se en els temes que realment importen
  • Prendre les decisions correctes amb la informació disponible
  • Fer-ho en el moment precís
  • Transformar les seves decisions en accions coherents
  • Avaluar les conseqüències i prendre noves decisions

Aquesta capacitat no sorgeix espontàniament en les organitzacions, sinó com a conseqüència d’un desenvolupament conscient d’un sistema de gestió integrat per a la presa de decisions.

 Un sistema de gestió integrat és capaç d’alinear les persones per actuar de manera coherent amb els objectius, els processos, els indicadors (KPI ‘s) i l’organització interna.

 Permet a la direcció avaluar la situació d’una manera objectiva, amb transparència i claredat, facilitant així la presa de decisions. També ha de permetre avaluar les conseqüències de les decisions preses i en funció del resultat anar corregint les accions fins a aconseguir el resultat buscat.

Un sistema de gestió integrada reforça en gran mesura la cultura de l’esforç d’una organització, amb la qual cosa motiva el personal i permet reconèixer els esforços individuals. Aplicat en un període llarg de temps, constitueix un autèntic vector de transformació en la cultura de les empreses.

Optimizació organitzativa i dimensionament d’àrees

Ajudem a les empreses a optimitzar els recursos necessaris per al funcionament de cada àrea interna d’acord amb les activitats que realitza. 

Millorem l’eficiència i flexibilitat dels recursos implantant millores en la gestió del personal. També definim i implantem noves millores en els processos que permetin ajustar els costos i els recursos necessaris, així com millorar la qualitat del servei. Realitzem valoracions de llocs de treball.

Implantem diverses solucions per optimitzar els recursos necessaris en les diferents àrees i definim un dimensionament correcte per atendre les activitats sense perjudicar el nivell de servei.

Realitzem un diagnòstic previ en què revisem el nivell d’activitat de cada àrea de treball, i quantifiquem la seva càrrega de treball. Amb això visualitzem el nivell de saturació, tant mitjà com estacional, de cada departament en l’entorn actual.

A continuació, calculem el potencial de millora i implantem els canvis necessaris per poder augmentar el rendiment.

Entre aquests canvis, incloem la reenginyeria de processos i l’estandardització d’activitats, la reassignació de funcions i responsabilitats, accions formatives per millorar la polivalència del personal i les eines de gestió per millorar el rendiment.

  • Reenginyeria de processos i estandardització d’activitats
  • Plans mestres de recursos
  • Models de previsió de la demanda i estacionalitats
  • Llistes d’activitats
  • Flexibilitat i matrius de polivalència
  • Sistemes d’assignació i seguiment de l’activitat
  • Reassignació de funcions i responsabilitats
  • Avaluació funcional de cada lloc de treball

 

En aquest context també realitzem una valoració dels llocs de treball, amb les seves funcions i responsabilitats, per ubicar-los i analitzar-los comparativament respecte a models retributius.

Reorganització

Un canvi en l’estructura organitzativa pot millorar la capacitat per competir, créixer i adaptar-se a situacions canviants. 

No obstant això, tot i la inversió en cost i dedicació que requereix, si no és abordat adequadament pot no aconseguir l’efecte buscat: una millora en el rendiment.

Les empreses que disposen d’una bona estructura organitzativa poden competir millor gràcies a que: 

  • Prenen les decisions amb més rapidesa i amb millor coneixement
  • Minimitzen els seus costos
  • Disposen d’una major flexibilitat per adaptar-se a un entorn en canvi continu
  • Poden motivar millor al seu personal
  • Milloren la conversió en accions les decisions que prenen

 

No obstant això, modificar l’estructura organitzativa sol ser complex. Fins i tot de vegades no és la millor alternativa. Sovint, les ineficiències no neixen de l’estructura organitzativa sinó de problemes en els processos interns, de les responsabilitats definides o en el sistema intern de gestió i govern. En aquest cas, els esforços s’han d’orientar a resoldre aquests problemes. 

Tot disseny organitzatiu ha de tenir en compte els següents factors clau, que han de guiar i definir l’estructura:

• Presa de decisions. Quines són, on i a quin nivell organitzatiu s’han de prendre. Les decisions han de tenir una jerarquia d’autoritat lògica i coherent amb l’estructura organitzativa i les seves responsabilitats, de manera que cada decisió la prengui qui estigui en millors condicions per fer-ho: amb la millor informació disponible i el més ràpidament possible

• Processos de negoci. Com són i quines àrees estan involucrades en la seva operació. Els processos han de tenir responsabilitats definides clares i amb la major visibilitat per part dels seus responsables. El responsable de cada procés ha de tenir la capacitat d’anar-los millorant contínuament en el major grau possible

• Creació de valor afegit. Quins són i on es creen. Cada valor afegit produït per l’activitat empresarial ha de quedar identificat i sota un àrea responsable clara

Una organització ideal aconsegueix combinar els tres factors en harmonia. No sempre és possible, o no sempre és recomanable. En qualsevol cas, prioritzem el disseny organitzatiu amb la presa de decisions sobre els processos, i aquests sobre la creació de valor afegit.

La implantació d’una reorganització requereix també dotar als equips directius i responsables d’àrea, de les eines adequades per a la presa de decisions, així com redefinir els processos afectats per adaptar-los a la nova estructura.

Altres serveis relacionats amb la reorganització que realitzem són:

  • Optimització organitzativa i dimensionament d’àrees
  • Definició dels serveis corporatius comuns, i del rol de les seus locals respecte a la central
  • Revisió de les funcions i responsabilitats del personal
  • Integració efectiva d’organitzacions en fusions i adquisicions
  • Implantació de sistemes de govern en organitzacions i quadres de comandament

#800000Serveis compartits comuns, grau de centralització òptim i funcions de les seus locals

Mitjançant la potenciació de serveis corporatius comuns a través de la centralització d’activitats, s’aconsegueixen importants sinergies i estalvis econòmics.

Per això és necessària l’estandardització d’activitats similars en centres operatius especialitzats al servei del conjunt de l’organització. Dins d’aquesta revisió organitzativa, identifiquem, amb ajuda dels nostres clients, quines decisions s’han de prendre en les seus locals i implantem millores per augmentar la velocitat de resposta i la flexibilitat de l’organització per competir en el mercat.

Amb l’objectiu de millorar el servei i economitzar costos, definim accions per consolidar funcions de suport en les àrees centrals.

Definim així un model de treball entre les àrees de suport centrals i les seus locals, en el qual optimitzem els recursos utilitzats i estandarditzem els processos a emprar.

D’acord amb l’estratègia corporativa i la naturalesa del mercat en què es competeix, ajudem als nostres clients a establir un model que defineixi el rol de les oficines centrals i de les seus locals. Aquest repartiment de responsabilitats segueix normalment els principis de centrar a les oficines centrals en les activitats de suport i de creació de valor, i a les àrees locals en l’atenció i en el servei al client, tenint cura de no crear duplicitats.

Altres principis són l’establiment de mecanismes amplis de col·laboració entre àrees i la implantació de sistemes que responsabilitzen a cada àrea dels seus resultats.

Vetllem també per a la consecució de totes les sinergies esperades d’una adquisició o fusió entre empreses, evitant duplicitats i estandarditzant funcions i responsabilitats.

Diagnòstic organitzatiu i assessement 

Trobar on és el problema organitzatiu i definir-lo correctament és el primer pas per solucionar-lo.

Un bon diagnòstic permet una visió objectiva sobre la situació organitzativa de la seva empresa o alguna de les seves àrees. Revisem i identifiquem el potencial de millora en termes organitzatius i el considerem un primer pas per implantar una solució pràctica.

Enfoquem les nostres anàlisis organitzatives a:

  • Grau de compliment de les funcions i responsabilitats assignades al personal
  • Identificació de duplicitats i llacunes organitzatives
  • Valoració de llocs de treball
  • Informes pericials organitzatius
  • Management assessement i reforç

Gestió de canvis organizatius

 

Només una bona implantació d’un disseny organitzatiu permet fer tangibles els seus beneficis.

DOT CONSULTING col·laborem i acompanyem als nostres clients durant el procés de disseny, gestió i implantació de canvis organitzatius, millorant l’apropiació per part del personal, escurçant tant la seva posada en marxa com el període transitori d’assimilació, així com gestionant les incidències que puguin sorgir. També ens assegurem que el canvi implantat contingui tots els elements que milloren el rendiment, desenvolupen les capacitats organitzatives i que reforcen el comportament de les persones de forma sostinguda en el temps.

El nostre suport permet realitzar un canvi organitzatiu ràpid i sense alteracions del servei, objectivant les decisions, motivant al personal. Gestionem les incidències imprevistes que sorgeixen durant la implantació, i ajustem els detalls que un disseny inicial no hagi pogut considerar.

Assegurem un canvi organitzatiu ràpid, amb la nova organització plenament operativa en el menor temps possible i sense l’enorme desgast emocional que representa. Després de l’inici de les operacions amb el nou model, realitzem un seguiment per detectar desviacions sobre els objectius i corregir els elements millorables.

En el cas de fusions i adquisicions, vetllem per la consecució totes les sinergies possibles i per una integració efectiva d’equips.

Un cop comunicat i implantat el canvi organitzatiu s’ha de garantir, per aprofitar tot el seu potencial, que:

  • La nova organització ha estat entesa per totes les àrees, que es comparteixen els beneficis que es persegueixen i pot ser racionalitzada, per la major part del personal
  • Els treballadors ho perceben com una cosa positiva per al futur de l’empresa més enllà de determinats beneficis personals
  • S’han definit i assignat les funcions i responsabilitats a tot el personal, evitant llacunes o duplicitats
  • Els nous processos funcionen correctament, especialment aquells que requereixen la participació de diverses àrees i aquells que afecten directament al client
  • S’han establert sistemes de govern i gestió de la nova organització, amb els indicadors, informes i les eines de coordinació necessàries
  • El personal ha estat format i és hàbil en els nous procediments, que a més es troben degudament documentats i de fàcil consulta

 

Aportem tracció al canvi organitzatiu gràcies a que:

  • Planifiquem acuradament les diferents etapes, amb plans pilot, extensions progressives i fases de consolidació
  • Accelerem la presa de decisions, aportant objectivitat i criteri
  • Identifiquem, mobilitzem i col·laborem amb els agents del canvi dels nostres clients
  • Establim plans de comunicació i ajudem a motivar el personal
  • Acompanyem al personal i als seus directius en els primers passos de la nova organització, assegurant que s’han entès i s’assumeixen els nous rols
  • Resolem dubtes, incidències i fem plans de contingència davant d’imprevistos
  • Realitzem un seguiment dels canvis implantats, i davant desviacions sobre els objectius, establim accions correctores
  • Vetllem per la consecució dels objectius definits, ajustant el disseny si calDeixem implantats sistemes de millora contínua

 

LINKING PEOPLE, MANAGEMENT & RESULTS